Skip to main content

Etiske retningslinjer

1 Innledning
Borregaard skal drive sin virksomhet i overensstemmelse med prinsipper for ansvarlig, etisk og sunn forretningspraksis og overholde alle gjeldende lover og offentlige forskrifter. Dette forutsetter samlet innsats av alle ansatte.

Borregaards etiske retningslinjer gjelder alle Borregaards ansatte og styremedlemmer i virksomheter som eies av Borregaard. Borregaard vil at reglene også skal gjelde for konsulenter, mellommenn og andre som opptrer på vegne av Borregaard. Dokumentet gir en ramme for hva Borregaard oppfatter som ansvarlig adferd, og definerer de ansattes personlige ansvar gjennom en kombinasjon av generelle prinsipper og konkrete krav basert på de verdiene som fremkommer i dette dokumentet, i konsernets kultur og verdidokument «På Borregaards vis» og i øvrige dokumenter om eierstyring og selskapsledelse.

Borregaards etiske retningslinjer er ikke uttømmende. Ansvaret for å opptre i samsvar med lov og etikk vil alltid ligge hos den enkelte medarbeider.

2 Generelle prinsipper
2.1 Overholde lover og forskrifter
Alle ansatte og styremedlemmer skal overholde offentlig lovgivning og bindende internasjonale krav i all sin virksomhet for Borregaard.

Alle selskapene i konsernet og alle ansatte og styremedlemmer skal alltid følge lokale lover. Alle ansatte skal også følge selskapets interne retningslinjer. I noen tilfeller er våre retningslinjer strengere enn det som følger av loven.

2.2 Opptre i Borregaards interesse
Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor Borregaard og arbeide med konsernets beste for øyet.

Lojalitet betyr å arbeide for Borregaards beste, og innenfor rammen av loven og Borregaards retningslinjer gi Borregaards interesser prioritet fremfor andre interesser. Vi bør alltid bruke vårt beste skjønn til å øke Borregaards verdiskapning, beskytte Borregaards interesser og bidra til kontinuerlige forbedringer.

2.3 Opptre med integritet
Alle ansatte og styremedlemmer skal opptre med integritet i sine aktiviteter for Borregaard.
Personlig integritet betyr «å gjøre det rette», selv om ingen ser på. Vi skal alltid være ærlige, sannferdige og pålitelige. Vi skal opptre i samsvar med Borregaards verdier og fremme disse verdiene ved å opptre ansvarlig overfor kolleger, forretningsforbindelser og samfunnet som helhet.

2.4 Opptre med respekt og omtanke for andre og miljøet
Alle ansatte og styremedlemmer skal behandle andre mennesker og miljøet med respekt og behørig omtanke.

Borregaard skal fremme en bedriftskultur som kjennetegnes ved respekt og omtanke for andre mennesker, deres eiendom og miljøet. Vi skal opptre på en måte som gir tillit overfor kolleger, leverandørene, kundene og myndighetene og andre som er i kontakt med vår virksomhet.

3 Konkrete prinsipper
3.1 Beskytt Borregaards eiendom og omdømme

Alle ansatte og styremedlemmer skal beskytte Borregaards eiendom og omdømme.

Borregaards omdømme er viktig for vår evne til å lykkes. Ansatte og styremedlemmer skal unngå aktiviteter eller adferd som kan skade Borregaards omdømme.

Alle ansatte skal opptre ansvarlig og med varsomhet for å beskytte alle våre eiendeler mot misbruk, tyveri, skade eller ødeleggelse. Immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, oppskrifter, knowhow, ideer og informasjon skal også beskyttes. Borregaards eiendeler skal ikke uten særskilt tillatelse brukes til den ansattes eget formål.

3.2 Bidra til Borregaards visjon for helse, miljø og sikkerhet
Alle ansatte skal bidra til å oppnå Borregaards visjon om ingen skade på mennesker, miljø og samfunn.

De ansatte skal bidra til denne visjonen ved å samarbeide med ledelsen, etterleve Borregaards HMSregler og ved å utvise godt skjønn. De ansatte skal underrette sin nærmeste overordnede om viktige forhold vedrørende helse og sikkerhet på arbeidsplassen og selskapets innvirkning på miljøet. Vi oppfordrer alle ansatte til å gi direkte tilbakemeldinger om HMS-forhold til kolleger basert på prinsippet «Takk for at du bryr deg».

3.3 Ingen diskriminering eller trakassering
Alle ansatte skal unngå oppførsel som kan oppfattes som diskriminerende eller trakasserende.

Borregaard vil at arbeidsplassen skal være kjennetegnet av mangfold og ikke-diskriminering. For å nå dette målet, må alle ansatte behandle kolleger, kunder, forretningsforbindelser og andre med respekt. Enhver form for trakassering eller annen oppførsel som kan oppfattes krenkende overfor kolleger eller forretningsforbindelser, eller som kan oppfattes som truende eller nedverdigende, er forbudt. Ingen diskriminering, uansett om den er basert på kjønn, seksuell legning, alder, etnisitet eller religiøs overbevisning, skal finne sted. De ansatte må også være oppmerksomme på, og ha respekt for, kulturelle forskjeller.

3.4 Håndter forretningsmessig informasjon med varsomhet
Alle ansatte og styremedlemmer skal håndtere opplysninger om Borregaard med varsomhet, og behandle informasjon som ikke er offentlig, konfidensielt.

Et tillitsforhold til kunder, forretningsforbindelser, kolleger og samfunnet skapes gjennom dialog og ved å dele perspektiver. Samtidig vil kommunikasjon av konfidensielle opplysninger til andre kunne skade Borregaards drift og omdømme. Med konfidensielle opplysninger mener vi generelt opplysninger som ikke er, eller ikke bør bli, kjent for allmennheten, for eksempel forretningsplaner, budsjetter, markedsførings- og salgsplaner, oppskrifter, designspesifikasjoner, kundeopplysninger og lignende.

Ansatte og styremedlemmer skal aldri gi videre konfidensielle opplysninger til personer utenfor selskapet, med mindre dette er uttrykkelig godkjent av en overordnet med fullmakt til dette, eller lovpålagt. Informasjon om Borregaard som ikke er kjent for offentligheten, skal behandles som Borregaards eiendom. Forpliktelsen til ikke å dele slik informasjon gjelder derfor uten tidsbegrensning og etter ansettelsesforholdets opphør, eller når tjenestetiden som styremedlem er utløpt.

3.5 Unngå interessekonflikter
Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor Borregaard ved å unngå enhver interessekonflikt.

Ansatte og styremedlemmer skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre, hvis disse er utilbørlige eller kan skade Borregaards interesser. Ingen skal ta del i, eller forsøke å påvirke en avgjørelse hvis det kan oppstå en interessekonflikt. En skal være særlig varsom i situasjoner der den ansatte eller styremedlemmet har en personlig interesse i saken enten av økonomisk eller annen art, eller når noen nærstående har det.

Ansatte skal ikke ha oppdrag utenfor Borregaard uten å underrette sin nærmeste overordnede. Oppdrag skal ikke være i strid med Borregaards interesser. En grundig vurdering bør gjøres for å unngå aktiviteter som kan oppfattes å fremme interessene til en konkurrent, en leverandør eller andre interessenter på Borregaards omkostning. Borregaard tillater ikke at ansatte eller styremedlemmer markedsfører produkter eller tjenester som konkurrerer med Borregaards forretningsvirksomhet eller andre interesser.

Ansatte eller styremedlemmer som blir oppmerksom på en mulig interessekonflikt, skal snarest mulig informere sin nærmeste overordnede om dette.

3.6 Bruk skriftlige avtaler
Borregaards avtaler med ansatte, leverandører, kunder og forretningsforbindelser skal være skriftlige og arkiveres forsvarlig.

Alle Borregaards selskaper inngår regelmessig avtaler. Disse avtalene er avgjørende for selskapets virksomhet. Muntlige avtaler kan være vanskelige å dokumentere og kan noen ganger lede til mistanker om at noe ulovlig eller uetisk har funnet sted. Alle avtaler som inngås av et av Borregaards selskaper skal derfor inngås skriftlig, og avtalene skal arkiveres på en forsvarlig måte.

3.7 Vær nøyaktig i regnskapsførsel
Borregaards regnskaper skal alltid være nøyaktige.

Borregaards regnskaper er avgjørende for styringen av virksomheten og for evnen til å oppfylle konsernets forpliktelser. Borregaards regnskaper skal derfor alltid være fullstendige og nøyaktige.

Ansatte som tar del i finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjoner er fullstendig og nøyaktig dokumentert og registrert i samsvar med gjeldende rett, god regnskapsskikk og interne krav. Uriktig eller misvisende bokføring er ikke under noen omstendigheter akseptabelt.

3.8 Nei til korrupsjon og bestikkelser
Alle ansatte og styremedlemmer skal avstå fra korrupsjon og bestikkelser i enhver form.

Borregaards ansatte og styremedlemmer skal ikke ta del i noen form for bestikkelse eller korrupsjon. Dette kravet er både på lover og etiske regler som alle Borregaards selskaper må rette seg etter, og gjelder alle Borregaards aktiviteter over hele verden. Enkeltpersoner som er innblandet i korrupsjon, kan bli utsatt for sivilt erstatningsansvar og straffeansvar. Hvis en utfordrende situasjon oppstår som en del av arbeidet for Borregaard, skal den ansatte umiddelbart søke råd hos sine overordnede om hvordan situasjonen kan håndteres på lovlig måte. Slike diskusjoner er et viktig ledd i selskapets innsats for å forebygge korrupsjon og bestikkelser.

Det kan være tillatt å tilby eller motta personlige høflighetsgaver forutsatt at de har en minimal økonomisk verdi, ikke gis ofte, og er klart passende under omstendighetene. Det er ikke tillatt å gi eller motta kontanter eller gaver som blir gitt som en motytelse for en tjeneste. Gaver skal ikke gis i en sammenheng, eller på en måte som kan gi grunn til mistanke om at mottakeren vil holde gaven eller fordelen skjult for sin overordnede. Gaver fra Borregaard skal for eksempel adresseres til mottakerens offisielle arbeidsadresse.

Arrangementer for kunder skal alltid ha et konkret og relevant forretningsmessig formål, og kan bare godtas dersom de er rimelige og hensiktsmessige når det gjelder både verdi og hyppighet. Skal noen inviteres, skal dette klareres med den invitertes overordnet hvis Borregaard helt eller delvis skal betale. Deltakelse i slike arrangementer organisert av andre, må følge samme prinsipp, og reise og opphold må betales av Borregaard. Ansatte eller styremedlemmer som er tilbudt, eller har mottatt gaver eller tjenester, må straks underrette sin nærmeste overordnede, som vil avgjøre om gaven må returneres eller ikke.

For nærmere veiledning, se Borregaard Anti-korrupsjonsmanual.

3.9 Følg prinsippet om sunn konkurranse
Ansatte skal bidra til sunn konkurranse i samsvar med konkurranselovgivningen.

Borregaard skal alltid konkurrere i markedet i samsvar med konkurranselovgivning. Ansatte som er involvert i markedsføring, salg, innkjøp eller logistikk, skal forsikre seg om at de kjenner gjeldende lover og interne retningslinjer knyttet til markedsføring og salg. For nærmere veiledning, se Borregaard Konkurranserettsmanual.

3.10 Delta aldri i innsidehandel
Ansatte og styremedlemmer skal avstå fra innsidehandel.

Det er forbudt og straffbart å kjøpe eller selge verdipapirer utstedt av Borregaard (eller andre børsnoterte selskaper), eller gi råd til andre om handel i slike verdipapirer, på grunnlag av informasjon som ikke er kjent for offentligheten hvis er egnet til å påvirke kursen på verdipapirene. Hvis en ansatt eller et styremedlem er i tvil om hvordan man skal anvende eller fortolke Borregaards regler eller offentlige lover om innsidehandel, skal Borregaards juridiske direktør konsulteres.

3.11 Bidra aldri til hvitvasking
Ansatte eller styremedlemmer må ikke på noen måte bli innblandet i hvitvasking av penger.

Med hvitvasking mener vi ordninger som gjennomføres for at penger som er ervervet ved kriminelle handlinger, skal se ut som de er lovlig tjent. Hvitvasking er forbudt ved lov, og vil ikke bli tolerert av Borregaard. Dersom en ansatt blir kjent med aktiviteter som kan tyde på at hvitvasking finner sted, eller har funnet sted i forbindelse med selskapets virksomhet, skal han eller hun snarest mulig rapportere om dette til Borregaard.
De samme reglene gjelder for aktiviteter som har til hensikt å unndraskatt, toll eller andre avgifter.

3.12 Si nei til kjøp av seksuelle tjenester
Ansatte og styremedlemmer skal ikke kjøpe seksuelle tjenester når de representerer Borregaard.

Kjøp av seksuelle tjenester er forbudt ved lov i noen land. Selv i land uten rettslig forbud, tillater Borregaard ikke slike aktiviteter i forbindelse med arbeid eller oppdrag for konsernet. 

3.13. Ansatte og styremedlemmer skal ikke arbeide i rusmiddelpåvirket tilstand

Bruk av narkotika er forbudt ved lov i de fleste land. Borregaard aksepterer ikke bruk av narkotika i forbindelse med arbeid. Dette gjelder også ved arbeidsoppdrag og forretningsreiser for Borregaard.
Alkohol kan serveres i forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangementer, forutsatt at forbruket er moderat, og forutsatt at det ikke vil bli kombinert med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol.

4 Etterlevelse og iverksettelse
4.1 Plikten til å etterleve regelverket
Alle ansatte og styremedlemmer i Borregaard har et personlig ansvar for å etterleve alle de krav som er angitt i Borregaards etiske retningslinjer. Ansatte og styremedlemmer skal ikke opptre, eller oppfordre andre til å opptre, i strid med de etiske retningslinjene. Dette kravet gjelder selv om brudd på et prinsipp kan synes å være i Borregaards interesse.

Eventuell usikkerhet om hvorvidt en bestemt aktivitet er i samsvar med prinsippene i de etiske retningslinjene, må, så langt det er mulig, diskuteres på forhånd, først og fremst med nærmeste overordnede. Borregaard tror det er verdifullt å diskutere hva som er ansvarlig adferd på en forbedringsorientert og uformell måte. Allikevel kan brudd på reglene beskrevet i de etiske retningslinjene føre til interne disiplinærtiltak, og i alvorlige tilfeller til oppsigelse og eventuelt
straffeforfølgning.

4.2 Varsling
En ansatt som blir klar over en handling som er ulovlig eller representerer brudd på prinsippene i Borregaards etiske retningslinjer, bør varsle om dette, enten muntlig eller skriftlig, til sin nærmeste overordnede. Hvis den ansatte opplever at det er vanskelig å varsle sin nærmeste overordnede, kan han eller hun henvende seg til lederen for selskapets personalavdeling, andre ledere, daglig leder eller styreleder.

Om den ansatte ønsker det, kan varslingen skje konfidensielt, eventuelt anonymt. Alle som har mottatt slik konfidensiell varsling, eller informasjon om slik varsling, må behandle opplysningene strengt konfidensielt for å beskytte varsleren. All varsling om ulovlig virksomhet eller brudd på Borregaards etiske retningslinjer skal tas alvorlig og undersøkes forsvarlig Borregaard aksepterer ikke noen represalier overfor ansatte eller styremedlemmer som i god tro har varslet om et lovbrudd, et antatt lovbrudd, eller brudd på Borregaards etiske retningslinjer. En ansatt eller et styremedlem som føler at varsling på noen måte er brukt mot ham eller henne av noen i Borregaard, kan rapportere om dette til
sin nærmeste overordnede, eller direkte til de som er nevnt ovenfor.

I alle tilfeller kan varsel gis til Borregaards juridiske direktør, som i denne funksjonen er uavhengig av Borregaards linjeorganisasjon, på følgende e-postadresse eller telefonnummer: compliance@borregaard.com, +47 69 11 83 15.

4.3 Iverksettelse og kontroll
Ansvarlig for dette dokumentet er direktør for organisasjon og samfunnskontakt.

Ansvaret for å iverksette de etiske retningslinjene i det enkelte konsernselskapet ligger hos selskapets daglig leder i samarbeid med personalfunksjonen. De etiske retningslinjene skal distribueres til alle ansatte, ledere og styremedlemmer. Det skal også være henvisning til Borregaards etiske retningslinjer i selskapets ansettelseskontrakter og personalhåndbok.

Alle ansatte, ledere og styremedlemmer må lese de etiske retningslinjene nøye. De skal også delta i opplæring som tilbys av Borregaard og/eller det enkelte selskapet.

Borregaard skal utarbeide relevant støttemateriale, og kan også bistå selskapene med opplæring og bevisstgjøring. Status for selskapenes aktiviteter knyttet til de etiske retningslinjene vil bli gjennomgått årlig som del av forretningsområdenes styremøter og Borregaards bærekraftsrapportering.

Borregaards etiske retningslinjer gir uttrykk for visse grunnleggende prinsipper som gjelder de ansatte og styremedlemmenes opptreden. De gir ingen juridiske rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller noen tredjepart.

REFERANSER
Retningslinjer for samfunnsansvar
Etiske retningslinjer
Retningslinjer for menneskerettigheter
Anti-korrupsjonsmanual
Konkurranserettsmanual
Retningslinjer for ansvarlige innkjøp
Retningslinjer for varsling
Retningslinjer for helse, miljø og sikkerhet (HMS)